Nadchodząca ustawa o sygnalistach często budzi wiele kontrowersji – podczas rozmów z wieloma firmami, pojawiają się wątpliwości natury etycznej – które wprost pokazują, że temat sygnalistów nadal jest tematem świeżym czy wręcz tematem tabu.
W tym krótkim artykule, pokażemy dlaczego naszym zdaniem dyrektywa o sygnalistach otwiera nowe możliwości i perspektywy przed firmami oraz dlaczego, błędnym jest przekonanie, że sygnalista to osoba która chce zaszkodzić organizacji lub konkretnym osobom w niej pracującej.
Kim jest sygnalista?
Sygnalistą jest każda osoba która ma styczność z organizacją i dostrzega w niej nieprawidłowości o których pragnie poinformować anonimowo. Sygnalista może poinformować o nieprawidłowościach wewnętrznie (poprzez oferowany przez nas system sygnalisty) lub zewnętrznie – do organów ścigania i urzędów (Sanepid, Policja lub Prokuratura). Może być to pracownik firmy ale także kontrahent lub nawet klient – każdy kto w sposób anonimowy chciałby podzielić się informacjami które mogą ujawnić nieprawidłowy proceder w danej organizacji.
Mylnym jest odbieranie takich osób jako konfidentów lub donosicieli. Takie spojrzenie na sygnalistów prawdopodobnie ma swoje korzenie w naszej historii oraz ustrojach politycznych, które w Polsce niekiedy wręcz promowały donoszenie na inne osoby w zamian za osiągnięcie korzyści. Może być więc zrozumiałym, że praktyki informowania kogoś anonimowo są wrzucane do jednego folderu (lub też idąc za ciosem historii – teczki) ze znanym sformułowaniem „uprzejmie donoszę”. W następnych linijkach tego artykułu podam kilka przykładów pokazujących dlaczego tak nie jest.
Anonimowe informowanie to nie donosicielstwo
Po pierwsze – dyrektywa o sygnalistach powstała po to, aby ujednolicić wśród większych organizacji proces informowania o przestępstwach czy nieprawidłowościach w anonimowy sposób.
Przypuśćmy, że prowadzą Państwo firmę kateringową, dużą, bo zatrudniającą ponad 100 osób – głównie są to kucharze, ale także kelnerzy, kierowcy i osoby dbające o czystość. W tej hipotetycznej firmie, jedna osoba postanawia nie przykładać się do pracy, co więcej – postanawia znacząco łamać zasady myjąc patelnie gąbką która jest używana do czyszczenia toalet. Czynność ta jest zauważona przez jednego z pracowników – jest to nowy pracownik który pracuje od niedawana w Państwa firmie i nie czuje się na tyle pewnie aby podnieść ten problem swoim przełożonym. Ma on natomiast pełną świadomość, że są to działania które szkodzą Pana firmie. Działania te, szkodzą też jego pracy, gdyż Państwa firma co miesiąc wypłaca mu wynagrodzenie i mają Państwo wspólny interes w tym aby dowozić jak najlepsze rezultaty i mieć więcej klientów – w przypadku wykrycia tego procederu, Państwa firma może ulec karom które bezpośrednio mogą wpłynąć na zatrudnienie w firmie.
Osoba która zauważyła wykroczenie, boi się przekazać tą informację przełożonemu z którym pracuje gdyż wie, że ten człowiek ma z osoba łamiącą regulamin przysłowiową 'sztamę’. Osoby te lubią się i poinformowanie o fakcie nadużycia nic w jego opinii nic nie da – co najwyżej narazi go jako osobę zgłaszającą na nieprzyjemności.
Pozbawiony więc możliwości bezpiecznego poinformowania kogoś z kadry zarządczej w Państwa firmie (osoba ta pracuje w terenie i nie może przyjść do biura porozmawiać z szefostwem) postanawia zataić ten fakt i zwyczajnie dbając o swoje bezpieczeństwo, nie informować otwarcie o procederze który może Państwa klientów narazić na szwank zdrowotny, a w efekcie tego możliwą kontrole Sanepidu – która to w przypadku wykrycia nieprawidłowości nałoży karę na Państwa firmę lub cofnie pozwolenia. Wszystkie to zaś narazi na szwank Państwa działalność i zatrudnienie pozostałych osób.
Zgłaszanie nieprawidłowości
Pojawia się więc pytanie czy ten pracownik jest konfidentem lub donosicielem? Czy rzeczywiście osoby które widzą przestępstwa lub wykroczenia i boją się o nich mówić otwarcie – powinno się karać za takie decyzje?
Odpowiedź pozostawiam Państwu, natomiast podzielę się jeszcze innym przykładem który również jest skrajny, lecz nie jest niemożliwy i wcale nie zmyślony.
Zastanówmy się czy osoba informująca o nieprawidłowości będzie mogła zostać uznana za donosiciela w przypadku nadużyć w Państwa drugiej hipotetycznej firmie, tym razem magazynowej. Jeden z Państwa kontrahentów, będący kierowcą którego Państwo podnajmuje – podczas dostawy, będąc sam na sam z jednym z Państwa pracowników magazynowych otrzymał propozycje podziału pół na pół małej części towaru który leci w daleką podróż za granice i będzie obsługiwany przez wielu pośredników – zdaniem pracownika magazynowego nikt tego nie zauważy i taka mała kradzież, lub nawet sama propozycja może zostać zatajona gdyż nikt nie będzie chciał ryzykować i iść oficjalnie do biura i informować o zaistniałym fakcie.
W takim przypadku, kontrahent – wykorzystując link na Państwa stornie. Może w sposób anonimowy zgłosić, że był świadkiem takiej sytuacji i w sposób anonimowy, poinformować o zagrożeniu.
System dla sygnalistów – rozwiązanie dla każdej firmy
Firma WhistleSystem jest skandynawską firmą która działa na ternie takich krajów jak Dania, Szwecja i Norwegia od 2016 roku. Nasza firma posiada już ponad 300 klientów którzy z zadowoleniem korzystają z systemu dla sygnalistów – niektórzy z naszych klientów, po wdrożeniu systemu, nigdy nie mieli okazji otrzymać raportu od sygnalisty, natomiast są też klienci, których zarząd po wdrożeniu systemu dla sygnalistów, otrzymał informacje o procedurach o których nie miał pojęcia i dzięki wdrożeniu procedur dla sygnalistów – otrzymali możliwość zareagowania na te sytuacje.
Powyższe historie – wcale nie zmyślone i z gatunku fantastyki, zostawiam do rozważenia.
Wraz z rozwojem nas jako ludzi, naszych wartości i strategii zarządzania strukturami w których pracujemy, przychodzą również pewne zmiany – wierzymy, że tylko od nas zależy jak je przyjmiemy i potraktujemy. Mogą one być traktowane jako uciemiężenia, zbędny obowiązek i kolejna papierologia wymyślona przez urzędników – lecz może być również szansą na wzniesienie organizacji na kolejny poziom, poziom szanowania prywatności oraz zachowania poufności w sytuacjach delikatnych. Poziom w którym organizacja przekazuje pracownikom, że jest otwarta na ich głos i chce o trudnych sytuacjach rozmawiać – wewnętrznie, lecz anonimowo. Nawet jeśli z początku osoba informująca pozostanie anonimowa, z czasem w toku wewnętrznych rozmów może się ujawnić i pomóc zażegnać problem.
A wszystko to jest możliwe do wdrożenia w zaledwie 20 minut – bo tyle trwa uruchomienie systemu sygnalisty firmy WhistleSystem, który wraz z pakietem najpotrzebniejszych dokumentów i regulaminów, przygotowuje każdą firmę na nadchodzące zmiany prawne.
Poznaj WhistleSystem: Bezpieczny i przyjazny system dla sygnalistów?
Zgodność z nowymi wymogami prawnymi może łatwo stać się problemem dla prywatnych firm zatrudniających 50+ pracowników. Jeśli chcesz uniknąć wysokich kosztów oraz skomplkawanego wdrożenia przygotowującego Twoją firmę na nadchodzące zmiany prawne – zapoznaj się z naszą ofertą dla firm.
WhistleSystem to prosty i intuicyjny system dla sygnalistów informujący o nieprawidłowościach w firmie. Nasz system jest bezpieczny i przyjazne dla użytkownika oraz spełnia wszystkimi zasady, przepisy i wymogami prawnymi wynikające z Dyrektywy Unijnej o sygnalistach.
Decydując się. Na system WhistleSystem wybierasz sprawdzone rozwiązanie którym zaufało już setki firm w Danii, Szwecji i innych krajach Europejskich. WhistleSystem wymaga minimalnego nakładu pracy ze strony firmy – podczas wdrożenia dostarczamy pełną dokumentacje wymaganą przez prawo dla państwa firmy, a całe wdrożenie trwa mniej niż 20 minut. Wszystko to bez angażowania działu IT – wystarczy kilka kliknięć, a nasz system dostarczy gotową procedurę dla Państwa firmy.
Po wdrożeniu WhistleSystem, wszystko, co musisz zrobić, to zająć się wszelkimi sygnałami od sygnalistów, które otrzymasz za pośrednictwem systemu. Jednocześnie zadbasz o przestrzeganie prawa dotyczącego systemu sygnalistów w firmie i dostarczysz swoim pracownikom łatwy sposób do informowania o nieprawidłowościach w firmie – być może o nieprawidłowościach o których nie miałeś wiedzą mogą lub już wpływają negatywnie an funkcjonowanie firmy.
