Już wkrótce wiele przedsiębiorców będzie musiało przygotować swoje firmy na nadchodzące zmiany prawne wynikające z Dyrektywy Unijnej o Sygnalistach. Zgodnie z dyrektywą wszystkie kraje członkowskie miały czas do 17 grudnia 2021 r. na wdrożenie Dyrektywy.
Celem wdrożonej przez UE dyrektywą jest ustanowienie wspólnych wymogów ochrony sygnalistów przed potencjalnym odwetem oraz utworzenie kanałów przez które sygnaliści mogą bezpieczenie zgłaszać informację.
W poniższym artykule, chcemy przybliżyć Państwu na co warto uważać podczas wybierania systemu dla sygnalisty.
1. Łatwość obsługi
Wybrany system musi być łatwy w obsłudze, gdyż nie każdy w firmie ma czas i wiedzę, aby nauczyć się skomplikowanych systemów informatycznych. Narzędzie które wybierze Państwa firma powinno być łatwe w użyciu dla wszystkich pracujących w przedsiębiorstwie – od pracowników biurowych po pracowników magazynowych.
2. Anonimowość, czyli zaawansowane szyfrowanie
Bezpieczeństwo to podstawa. System zgłaszania nieprawidłowości powinien obejmować wewnętrzny, anonimowy kanał zgłaszania nieprawidłowości, który powinien być zaszyfrowany. Jednym z zaleceń dyrektywy Unijnej jest zaoferowanie pracownikom najwyższego poziomu bezpieczeństwa poprzez wybór systemu pozwalającego na pełną anonimowość. W przeciwnym razie strach przed odwetem może doprowadzić pracowników do milczenia – a firmę do utraty ważnych informacji.
3. Zgodność z certyfikatami ISO
System dla sygnalistów powinien być certyfikowany w zgodzie ze standardami ISO 27001 i ISO 27701 – jest to międzynarodowy standard bezpieczeństwa systemów informatycznych i informacji. Co ważne, z racji na obecnie panujące przepisy, system dla sygnalisty powinien także spełniać wymagania RODO.
4. Przejrzystość w obsłudze
Dobry system zgłaszania nieprawidłowości powinien mieć rozbudowane funkcje informowania w celu zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi dotyczącymi postępowania i ram czasowych. Na przykład sygnalista powinien otrzymać potwierdzenie, że zgłoszenie zostało otrzymane w ciągu siedmiu dni i otrzymać informację zwrotną w ciągu trzech miesięcy.
4. Gotowe szablony i wiadomości
System powinien posiadać gotowe do użycia szablony ułatwiające administratorowi wdrożenie i informowanie pracowników o systemie. Co więcej, jest to korzystne, gdy system który Pastwo wybiorą, będzie zawierać politykę dla sygnalistów dostosowaną do Państwa firmy.
Możliwe, że kierownictwo już wie o słabych punktach i problemach firmy, ale być może zna tylko wierzchołek góry lodowej.
Zgłoszenia sygnalistów i anonimowy dialog z sygnalistą mogą dać kierownictwu głębszy wgląd w słabe strony firmy, obszary wymagające poprawy i dokładne zrozumienie tego, co jest nie tak.
Poznaj WhistleSystem: Bezpieczny i przyjazny system dla sygnalistów?
Zgodność z nowymi wymogami prawnymi może łatwo stać się problemem dla prywatnych firm zatrudniających 50+ pracowników. Jeśli chcesz uniknąć wysokich kosztów oraz skomplkawanego wdrożenia przygotowującego Twoją firmę na nadchodzące zmiany prawne – zapoznaj się z naszą ofertą dla firm.
WhistleSystem to prosty i intuicyjny system dla sygnalistów informujący o nieprawidłowościach w firmie. Nasz system jest bezpieczny i przyjazne dla użytkownika oraz spełnia wszystkimi zasady, przepisy i wymogami prawnymi wynikające z Dyrektywy Unijnej o sygnalistach.
Decydując się. Na system WhistleSystem wybierasz sprawdzone rozwiązanie którym zaufało już setki firm w Danii, Szwecji i innych krajach Europejskich. WhistleSystem wymaga minimalnego nakładu pracy ze strony firmy – podczas wdrożenia dostarczamy pełną dokumentacje wymaganą przez prawo dla państwa firmy, a całe wdrożenie trwa mniej niż 20 minut. Wszystko to bez angażowania działu IT – wystarczy kilka kliknięć, a nasz system dostarczy gotową procedurę dla Państwa firmy.
Po wdrożeniu WhistleSystem, wszystko, co musisz zrobić, to zająć się wszelkimi sygnałami od sygnalistów, które otrzymasz za pośrednictwem systemu. Jednocześnie zadbasz o przestrzeganie prawa dotyczącego systemu sygnalistów w firmie i dostarczysz swoim pracownikom łatwy sposób do informowania o nieprawidłowościach w firmie – być może o nieprawidłowościach o których nie miałeś wiedzą mogą lub już wpływają negatywnie na funkcjonowanie firmy.
