W grudniu 2019 roku Unia Europejska wydała dyrektywę o ochronie sygnalistów – wedle tej dyrektywy każdy prywatny podmiot zatrudniający powyżej 50 osób, a także publiczne podmioty, muszą wprowadzić odpowiednie procedury ochrony sygnalistów. Jest to bardzo duże wyzwanie dla wielu organizacji, ale takim nie musi być i dlatego w tym artykule omówimy czym jest system dla sygnalistów oraz jak wdrożenie takiego systemu może ułatwić przygotowanie każdej firmy na nadchodzące zmiany prawne.
Każda prywatna firma zatrudniająca powyżej 50 osób będzie posiadać obowiązek wdrożenia systemu dla sygnalisty. Obowiązek ten określa Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
Jak możemy przeczytać w tym dokumencie:
„Osoby pracujące dla organizacji publicznej lub prywatnej lub utrzymujące kontakt z taka organizacją w związku ze swoją działalnością zawodową niejednokrotnie jako pierwsze dowiadują się o zagrożeniach lub szkodach dla interesu publicznego, do jakich dochodzi w tym kontekście. Zgłaszając naruszenia prawa Unii, które są szkodliwe dla interesu publicznego, osoby takie działają jako „sygnaliści” i tym samym odgrywają kluczową rolę w ujawnianiu takich naruszeń i zapobieganiu im oraz w ochronie dobra społecznego. Potencjalni sygnaliści często jednak rezygnują ze zgłaszania swoich zastrzeżeń lub podejrzeń z obawy przed działaniami odwetowymi. W związku z tym w coraz większym stopniu uznaje się, zarówno na poziomie unijnym, jak i międzynarodowym, znaczenie zapewnienia zrównoważonej i skutecznej ochrony sygnalistów.”
I to właśnie powyższe powody były znaczące w przypadku uchwalenia Dyrektywy, w skutek czego również nasz kraj przygotowuje się na wdrożenie odpowiednich regulacji prawnych wymagających na podmiotach prywatnych wprowadzenie odpowiednich procedur ochrony sygnalistów.
I właśnie tutaj z pomocą przychodzi system dla sygnalistów.
Dlaczego firma potrzebuje systemu dla sygnalisty?
Sposobów na spełnienie wymogów prawnych ustawy o ochronie sygnalistów może być wiele, to od każdej firmy i osób nią zarządzających zależy jak procedury chroniące sygnalistów zostaną wdrożone. Procedury ochrony sygnalistów w firmie mogą być stworzone indywidualnie przez zespół prawników, mogą być zaprojektowane przez wew. Dział techniczny – lub też co naszym zdaniem jest najlepszym sposobem – mogą być wdrożone za pomocą zewnętrznego systemu sygnalisty spełniającego wszystkie wymogi prawne oraz ograniczającego udział firmy w projektowaniu procedur i systemu.
Dlaczego warto wybrać system dla sygnalistów?
System dla sygnalistów jest szybkim i łatwym sposobem na wdrożenie potrzebnych procedur w związku z nadchodzącą ustawą dla sygnalistów. Wszystko to za sprawą braku konieczności zatrudniania programistów oraz prawników którzy zdefiniują proces dla firmy. Zakup systemu sygnalisty to oszczędność czasu, ale także zwiększenie skuteczności takiego systemu. W przypadku systemu sygnalisty oferowanego przez WhistleSystem – jest to system który powstał przy współpracy z wieloma firmami, skutkiem tej współpracy jest wypracowanie bardzo skutecznego systemu, zawierającego wszystkie potrzebne narzędzia.
Jak działa system dla sygnalistów?
System dla sygnalistów powinien być prostym i intuicyjnym narzędziem które pozwoli każdej firmie na spełnienie warunków prawnych wynikających z dyrektywy o sygnalistach. System sygnalisty ma za podstawowe zadanie być spełni anonimowym i prostym narzędziem do zgłaszania nadużyć w firmie. System sygnalisty powinien składać się z administracyjnego panelu zarządzania firmą oraz formularza zgłoszeniowego dla pracowników.
* Formularz zgłoszeniowy:
Każdy formularz zgłoszeniowy powinien być w pełni anonimowy – co za tym idzie nie przechowywać plików cookies (tzw. ciasteczek) oraz nie wymagać logowania anie podawania jakichkolwiek danych osobowych czy identyfikatorów pracownika w firmie. Podczas zgłaszania wykroczenia pracownik w formularzu powinien móc podać temat wiadomości oraz napisać jej treść. Podczas dodawania zgłoszenia sygnalista może posiadać pliki które powinny zostać przesłane razem ze zgłoszeniem – w tym celu podczas wybierania systemu dla sygnalistów warto zwrócić uwagę na możliwość zdania plików z dysku ale nie tylko – ważne jest także aby pliki te po dodaniu były wyczyszczone z metadanych – czyli informacji zapisanych w kodzie źródłowym pliku, zawierających dane o urządzeniu z którego pochodzą lub użytkowniku który je stworzył.
Dodatkową opcją którą warto rozważyć przy wyborze systemu dla sygnalistów, jest możliwość nagrania notatki głosowej – WhistelSystem posiada taką opcję wraz z możliwością zmodulowania głosu, tak aby sygnalista nadal pozostał anonimowy. Jest to funkcja która wdrożyliśmy na skutek sugestii naszych klientów – dzięki temu osoby które preferują nagrać wiadomość mogą przekazać ją kierownictwu.
Bardzo ważnym elementem każdego formularza zgłoszeniowego w systemie dla sygnalistów powinna być opcja wyboru odbiorcy. Jest to o tyle ważny aspekt, gdyż zgłaszana sprawa może dotyczyć kierownictwa danego działu lub innej osoby która sprawę może zataić przed szefostwem firm – w takiej sytuacji możliwość odbioru zgłoszenia sygnalisty przez konkretną osobę w firmie jest dużym atutem zwiększającym bezpieczeństwo sygnalisty ale także poprawiające cały process zgłaszania nieprawidłowości.
Co więcej, po wysłaniu zgłoszenia, sygnalista powinien otrzymać możliwość anonimowego zalogowania się do danej sprawy aby odczytać wiadomości od administracji lub przesłać dodatkowe wyjaśnienia lub pliki. W tym celu sygnalista w przypadku WhistleSystem otrzymuje numer sprawy oraz dane do logowania które powinien zapisać w celu kontynuowania procesu.
* Panel administracyjny:
Kolejnym ważnym elementem każdego systemu dla sygnalistów jest dobrze skonfigurowany panel – posiadający wszystkie funkcje które powinien mieć do dyspozycji administrator.
Jedną z najważniejszych funkcji jest możliwość łatwego wyświetlania zgłoszeń wraz z ich filtrowaniem, tagowaniem i dodaniem notatek. Jest to o tyle ważne, gdyż administrator nie powinien przechowywać zgłoszeń i informacji w nim zawartych na zewnętrzych dyskach lub narzędziach – zmniejszając bezpieczeństwo całego procesu oraz narażając sygnalistów na ujawnienie ich zgłoszenia osobom niepowołanym. Co więcej panel administratora powinien posiadać funkcję powiadamiania innych administratorów oraz wysłania wiadomości do zgłaszającego – tak aby nawiązać z nim komunikację i dopytać o szczegóły zdarzenia.
Ze względów bezpieczeństwa, żadne zgłoszenie nie może być usunięte samodzielnie przez jednego administratora, w momencie gdy posiada więcej niż 2 odbiorców. W takiej sytuacji gdy sygnalista powiadamia o nadużyciu Prezesa firmy oraz szefa kadr – szef kadr nie może samodzielnie usnąć zgłoszenia bez otrzymania zatwierdzenia przez prezesa firmy.
W przypadku otrzymania zgłoszenia – administrator powinni także otrzymać powiadomienie o nowym zgłoszeniu, bez przekazywania poufnych informacji w powiadomieniu. Powiadomienia najczęściej są przekazywane drogą mailową.
Ze względów przepisów RODO – system sygnalisty powinien automatycznie przypominać o potrzebie usunięcia danych osobowych po upływie odpowiedniego czasu.
Wszystkie powyższe funkcje znajdziesz w WhistleSystem – poznaj nasz produkt.
Jaki system dla sygnalistów wybrać?
Na rynku jest dostępnych wiele opcji i usług które mogą wspierać firmy we wdrożeniu procedur ochrony sygnalistów, poniżej przedstawimy kilka funkcji oraz cech systemu który jest naszym zdaniem wyznacznikiem udanego i bezpiecznego wdrożenia systemu dla sygnalistów. Wnioski które poniżej krótko opiszemy są wynikiem ponad 6 letniej pracy w zakresie systemu sygnalistów oraz rozmów z wieloma firmami, a także kancelariami prawnymi.
5 cechy najlepszych systemów dla sygnalistów:
- Szybkie i proste wdrożenie – system sygnalisty nie musi być skomplikowany, wręcz przeciwnie, jego skomplikowana budowa może przysporzyć kłopotów firmie przy wdrażaniu oraz na późniejszych etapach użytkowania.
- Brak zbędnych funkcji – niektóre rozwiązania na rynku są bardzo rozbudowane i skomplikowane, zauważyliśmy, że często właściciele mogą się pogubić w wielu funkcjach i opcjach oferowanych przez systemy sygnalistów. To nie jest najlepsze rozwiązanie – mając na uwadze z jak wielu narzędzi każdy z nas na codzień korzysta – system dla sygnalisty powinien być łatwy i przejrzysty w swojej budowie i dostarczać tylko najpotrzebniejszych funkcji.
- Brak kompatybilności ze wszystkimi urządzeniami – podczas używania systemu sygnalisty, każdy z potencjalnych sygnalistów może zdecydować się na użycie systemu sygnalisty na różnych urządzenia i typach przeglądarek – dlatego tak ważne jest aby system dla sygnalistów był kompatybilny z komputerami, telefonami czy nawet tabletami.
- Możliwość dodania własnych kolorów oraz logo firmy – podczas składania zgłoszenia przez potencjalnego sygnalistę, warto zadbać o jego zaufanie i poczucie, że informacje które przekazuje, są wysyłane do firmy w której pracuje lub z którą współpracuje. Dlatego tak ważne jest aby mieć możliwość dostosować system do własnej firmy – budując zaufanie i pokazując, że firma posiada odpowiednie narzędzia dla pracowników.
- Możliwość wygenerowania unikatowego linku dla firmy – każdy sygnalista musi posiadać możliwość sygnalizowania o nieprawidłowościach w pełni anonimowy sposób – dlatego możliwość dostępu do systemu sygnalisty w łatwy sposób poprzez dedykowany link na stronie internetowej lub na dysku firmy – umożliwi szybkie i bezpieczne złożenie raportu, tym mamy powodując, że firma będzie spełniać wymogi prawne.
Poznaj WhistleSystem: Bezpieczny i przyjazny system dla sygnalistów ?
Zgodność z nowymi wymogami prawnymi może łatwo stać się problemem dla prywatnych firm zatrudniających 50+ pracowników. Jeśli chcesz uniknąć wysokich kosztów oraz skomplkawanego wdrożenia przygotowującego Twoją firmę na nadchodzące zmiany prawne – zapoznaj się z naszą ofertą dla firm.
WhistleSystem to prosty i intuicyjny system dla sygnalistów informujący o nieprawidłowościach w firmie. Nasz system jest bezpieczny i przyjazne dla użytkownika oraz spełnia wszystkimi zasady, przepisy i wymogami prawnymi wynikające z Dyrektywy Unijnej o sygnalistach.
Decydując się. Na system WhistleSystem wybierasz sprawdzone rozwiązanie którym zaufało już setki firm w Danii, Szwecji i innych krajach Europejskich. Whistlesystem wymaga minimalnego nakładu pracy ze strony firmy – podczas wdrożenia dostarczamy pełną dokumentacje wymaganą przez prawo dla państwa firmy, a całe wdrożenie trwa mniej niż 20 minut. Wszystko to bez angażowania działu IT – wystarczy kilka kliknięć, a nasz system dostarczy gotową procedurę dla Państwa firmy.
Po wdrożeniu WhistleSystem, wszystko, co musisz zrobić, to zająć się wszelkimi sygnałami od sygnalistów, które otrzymasz za pośrednictwem systemu. Jednocześnie zadbasz o przestrzeganie prawa dotyczącego systemu sygnalistów w firmie i dostarczysz swoim pracownikom łatwy sposób do informowania o nieprawidłowościach w firmie – być może o nieprawidłowościach o których nie miałeś wiedzą mogą lub już wpływają negatywnie an funkcjonowanie firmy.
