Det är dags att välja rätt visselblåsarsystem för ditt företag. Rätt system behöver inte vara dyrt eller krångligt. Det kan ge ledningen viktig information och öka förtroendet för företaget. Det finns dock viktiga saker att tänka på.
Från den 17 december 2023 kräver lagen ett visselblåsarsystem för företag med minst 50 anställda. Lagen bygger på EU:s nya visselblåsardirektiv med nya krav och rättigheter. EU vill skydda de medborgare som rapporterar misstänkta olagliga aktiviteter.
Fördelar med att Välja Rätt Visselblåsarsystem för Ditt Företag
Kanske känns det motigt att behöva sätta sig in i den nya lagstiftningen och att välja rätt rapporteringssystem. Men funktionen med visselblåsning kan innebära stora fördelar för ditt företag.
– Med ett gediget visselblåsarsystem kan du hantera tips från medarbetare – information som inte fångas upp genom de normala rutinerna. Tipsen kan till exempel gälla interna misstänkta överträdelser av riktlinjer, misstankar om oegentligheter, korruption, trakasserier, jäv, stölder och andra brott. Systemet kanaliserar sedan tipsen till rätt beslutsfattare i företaget för vidare utredning.
– Det finns en hel del att vinna på att implementera ett visselblåsarsystem, det kan bli en investering som ger mycket tillbaka till företaget, säger Mark Vigild, delägare i WhistleSystem som är ett av de företag som säljer rapporteringssystem för visselblåsning.
– Visselblåsning har ofta också en förebyggande effekt. Bara vetskapen om att det finns en kanal för visselblåsning kan få potentiella gärningsmän att tänka sig för.
– Men fördelarna med visselblåsning handlar inte bara om att hitta och komma åt missförhållanden. Att företagsledningen ser positivt på visselblåsning visar också att man tar ett etiskt ansvar, vilket ökar förtroendet för verksamheten. Det blir en signal om att företaget inte har något att dölja. En öppen företagskultur gör att de anställda vågar ta upp frågor som rör missförhållanden, vilket gör arbetsplatsen mer attraktiv.
Aspekter att Tänka på vid Implementering av Ett Rapporteringssystem
Vilket rapporteringssystem ska man då välja? Några viktiga funktioner är:
- Systemet måste vara enkelt att använda, alla har inte tid och kunskap att sätta sig in i komplicerade IT-system. Verktyget ska kunna användas av alla på företaget.
- Säkerheten är A och O. Visselblåsarfunktionen ska innehålla en intern rapporteringskanal som bör vara krypterad. En rekommendation är att erbjuda medarbetarna högsta säkerhet genom att välja ett system som ger möjlighet till fullständig anonymitet. Rädsla för repressalier kan annars göra att medarbetare väljer att tiga – och företaget går miste om viktig information.
- Systemet bör vara certifierat enligt ISO 27001 och ISO 27701, den internationella standarden för IT- och informationssäkerhet, samt följa GDPR-kravet.
- Ett bra visselblåsarsystem bör ha inbyggda funktioner för att följa lagkraven på hantering och tidsramar. Till exempel ska den som visselblåser få en bekräftelse inom sju dagar på att rapporten är mottagen och få en återkoppling inom tre månader.
- Färdiga mallar för rapportering underlättar för den som vill anmäla ett missförhållande.
- Arbetsgivare med minst 50 anställda måste ha interna rapporteringskanaler. Dessa kanaler kan vara muntliga eller skriftliga. Därför är det en fördel om det system ni väljer innehåller utkast till en policy anpassad för just ert företag.
Utökade Möjligheter med Effektiva Rapporteringssystem
I framtiden ser Mark Vigild på WhistleSystem hur rapporteringssystemen kan användas och skapa trygghet även på andra områden.
— Till exempel kan idrottsföreningar ha ett system där utövarna har möjlighet att påtala missförhållanden. Något som kan kännas tryggt inte minst för idrottande barn och deras föräldrar, säger han.
Mark Vigild uppskattar att cirka 50 % av svenska företag har ett visselblåsarsystem. Han tror att även mindre företag kommer att följa de större, när de ser fördelarna med systemet.
TEXT SUSANNE ABELIN
FAKTARUTA:
Visselblåsarlagen
Den nya lagen och ändringarna i offentlighets- och sekretesslagen trädde i kraft den 17 december 2021. Lagen förbjuder arbetsgivaren att bestraffa arbetstagare som larmar om oegentligheter och missförhållanden på arbetsplatser.
Kravet på ett visselblåsarsystem omfattade till en början endast offentliga arbetsgivare med minst 50 anställda och privata med minst 249.
Från och med den 17 juli 2022 gäller reglerna även för övriga arbetsgivare.
Om ett år, den 17 december 2023, måste även verksamhetsutövare som driver privat verksamhet med 50-249 anställda ha en rapporteringskanal för visselblåsning.
Källa: Riksdagen.se
Läs mer: Arbetsmiljöverket är tillsynsmyndighet för visselblåsarlagen och på av.se finns all information om vad lagen innebär för företagen.
